Praca w samorządzie gminnym na stanowisku sekretarza to praca z ludźmi (wywiad)

Mija pierwszy miesiąc odkąd został pan sekretarzem Gminy Żyrzyn. Jak udało się odnaleźć w nowej roli?

- Dosyć szybko, do pracy wszedłem niemalże z marszu, w czym bardzo pomogło mi 24 lata doświadczenia zdobytego w Urzędzie Gminy w Końskowoli, w Urzędzie Marszałkowskim w Lublinie czy Lubelskim Centrum Innowacji i Technologii. Takie było również oczekiwanie pana wójta wyrażone podczas rozmowy przed podpisaniem umowy, aby okres przejściowy po odejściu przez byłą panią sekretarz na bardzo zasłużoną emeryturę był jak najkrótszy, jak najmniej odczuwalny w funkcjonowaniu urzędu, organów gminy, codziennych zadaniach pracowników urzędu, jednostek organizacyjnych, radnych, a tym samym i mieszkańców gminy. Po pierwszym miesiącu pracuję już w pełnym tzw. trybie produkcyjnym. Oczywiście niezależnie od własnej wiedzy i doświadczenia w samorządzie, specyfika każdego miejsca pracy, a w tym przypadku urzędu gminy, który - jak wszystkie samorządy na tym najniższym szczeblu - realizuje ogromną ilość zadań, ale przede wszystkim bardzo duża rozpiętość tematyczna zadań, wymagają nieco więcej czasu dla dogłębnego rozpoznania zagadnień, realizowanych procesów, ale także i poznania ludzi, pracowników czy mieszkańców. Bo praca w samorządzie gminnym i szczególnie na stanowisku sekretarza, to przede wszystkim przepisy, procedury, dokumenty, ale – co bardzo ważne – praca z ludźmi. I co wielokrotnie podkreślam – praca w samorządzie to służba gminie i jej mieszkańcom. Samo przejęcie obowiązków przebiega - w mojej ocenie - bez istotnych zakłóceń. W tym miejscu chciałbym skierować ogromne podziękowania dla byłej pani sekretarz – Iwony Głódź, która przekazała mi całość zagadnień w taki sposób i w takim stanie, że właściwie początkowo trudno było mieć o cokolwiek pytania. Oczywiście przy zgłębianiu bardziej detalicznie różnych obszarów dopytywanie staje się konieczne. I tu cały czas pomocą służy pani Iwona, pan wójt, zastępca, pani skarbnik, no i przede wszystkim pracownicy. Dlatego sam proces wdrażania – który naturalnie jeszcze w pewnych obszarach trwa - oceniam jako bardzo pozytywnie. A już po tym miesiącu pracy mogę śmiało powiedzieć, że kierownictwo urzędu na czele z panem wójtem oraz pracownicy tworzą świetnie funkcjonujący i zgrany zespół, którego powoli staję się pełnoprawnym członkiem. Czuję to wsparcie i staram się też, by działało to w obie strony. Jestem w urzędzie, ale też i taka powinna być rola sekretarza, po to, aby stanowić istotne wsparcie w realizacji zadań dla wójta, radnych, pracowników i też jednostek organizacyjnych. Współpracowałem z tym urzędem w pewnych obszarach już wcześniej, jako pracownik urzędu w Końskowoli, a w ostatnich latach bywałem tu jako mieszkaniec gminy. Sposób obsługi od zawsze potwierdzał, że pracują tu dobrze przygotowani merytorycznie profesjonaliści. 

Jak pan został przywitany przez zespół?

- Bardzo miło i ciepło. Kiedy zostałem oficjalnie przywitany przez pana wójta oraz wszystkich pracowników, kierowników jednostek, podkreśliłem, że mam nadzieję szybko stać się częścią tego świetnego zespołu i chcę być dla nich wparciem. Jak już wspomniałem, jestem ideowym samorządowcem, dlatego pracę w urzędzie traktuję przede wszystkim jako służbę dla gminy, dla mieszkańców. Wierzę, że takie podejście bardzo ułatwia nam znalezienie wspólnego języka. Z wieloma osobami niejednokrotnie  zetknąłem się w ostatnich kilkunastu latach, z niektórymi nawet współpracowałem, co też ułatwia proces adaptacyjny w nowym miejscu.

Jeśli chodzi o pracowników i sam moment zmiany na stanowisku sekretarza, podczas pierwszych rozmów nie ukrywali, że zmiana taka, biorąc pod uwagę fakt - jak mówili - że pani sekretarz była tu od zawsze, budziła ich obawy. To naturalne. Sekretarz ma szczególny wpływ na organizację i prawidłowe funkcjonowanie urzędu, dlatego pojawienie się kogoś nowego wywoływało naturalny lęk przed nieznanym. Mam nadzieję jednak, że te obawy powoli idą w zapomnienie i codzienna praca przełoży się na kontynuację tego, co przez tak wiele lat zostało tu wypracowane.

Potwierdzają to zresztą pierwsze wspólne przedsięwzięcia, jak chociażby Dożynki Gminne, które były doskonałym sprawdzianem naszej organizacji. Mogłem zaobserwować, jak sprawnie funkcjonuje cała grupa. W pierwszym tygodniu mojej pracy odbyła się sesja rady gminy, co stanowiło dla mnie pierwsze poważne przetarcie. Mogłem wtedy popracować z osobami odpowiedzialnymi za ten obszar. Z przyjemnością przyznaję, że praca, współpraca przebiega tak, jak się tego spodziewałem. Nie mam więc żadnych podstaw, by myśleć o naszej wspólnej pracy inaczej niż pozytywnie.

Pokonał Pan sześciu kandydatów w konkursie na sekretarza gminy. Jaka była Pana reakcja na wygraną?

- Bardzo się ucieszyłem i to z dwóch powodów. Pierwszy to fakt, że moja kandydatura zdobyła uznanie, a drugi - że mogę znowu pracować na rzecz tej gminy, w której od 11 lat mieszkam. A mieszka mi się tu dobrze. Jeśli chodzi o sam start w konkursie na stanowisko sekretarza, nie analizowałem w szczególny sposób kompetencji pozostałych kandydatów. Byli to wprawdzie ludzie znani w naszym lokalnym środowisku, ale zupełnie nie podchodziłem do tego w kategoriach rywalizacji. Traktowałem to raczej jako sprawdzian dla samego siebie. Przez wiele lat funkcjonowałem po drugiej stronie, jako pracodawca. To ja rekrutowałem, zadawałem pytania i oceniałem kandydatów. Tym razem sam musiałem usiąść w fotelu kandydata, wypełnić test wiedzy, a następnie odpowiedzieć na pytania komisji konkursowej. W takich sytuacjach a szczególnie ubiegając się o stanowisko sekretarza gminy, oprócz wiedzy czy kompetencji, istotna jest świadomość tego, jaka jest rola i jakie zadania ma do realizacji sekretarz w urzędzie, w gminie, ale też na ile identyfikuje się z tym stanowiskiem, z samorządem i czy traktuje to jako zwykłą pracę czy coś więcej, czyli też służbę. Oczywiście ważne w tym też jest, na ile mamy poczucie własnej wartości w pozytywnym tego słowa znaczeniu i czego naprawdę chcemy zawodowo. W moim odczuciu - po latach doświadczeń w samorządzie - stanowisko sekretarza jest jakby „szyte na moją miarę”. Wiedziałem, że moje wieloletnie doświadczenie samorządowe jest na tyle duże, by stanowić solidny atut w konkursie, choć naturalnie zawsze trzeba liczyć się z tym, że może pojawić się kandydat o jeszcze wyższych kwalifikacjach, kompetencjach, bardziej spełniającym oczekiwania pracodawcy.

Zastępuje Pan wieloletnią sekretarz Iwonę Góźdź, która pracowała w Urzędzie Gminy ponad 50 lat. Poprzeczkę ustawiła bardzo wysoko. Czy ma Pan jakieś pomysły, które mógłby wprowadzić do urzędu?

- Już podczas pierwszych rozmów po moim zatrudnieniu pan wójt – Andrzej Bujek wyraził oczekiwanie, abym spróbował poszukać nowych rozwiązań dla funkcjonowania urzędu w kilku konkretnych obszarach. O szczegółach nie chciałbym na tym etapie mówić, ale zależy nam na wypracowaniu skutecznych mechanizmów, procesów. W niektórych dziedzinach jest to oczywiście bardzo trudne i wymaga czasu. Jednak liczę, że wykorzystując moje wcześniejsze doświadczenia we współpracy kierownictwem i całym zespołem, znajdziemy odpowiednie rozwiązania. Na pewno nikt nie planuje tu rewolucji. Bardziej mówimy o ewolucji, która przy tak dynamicznie zmieniającym się otoczeniu społecznym, gospodarczym, technologicznym, czy formalno -prawnym wymaga odpowiednich działań bieżących, ale też i wybiegających nieco w przyszłość. Jak już wspomniałem, po tym miesiącu widzę, że mnóstwo rzeczy funkcjonuje tu świetnie. Oczywistym jest, że pewne zadania, procesy można realizować inaczej, ale to już kwestia przyjętej strategii. Pani Iwona przekazując wiedzę i zadania wyraźnie też wskazała kilka obszarów, których w ostatnim okresie świadomie nie wprowadzała zmian, z myślą, by nowa osoba, która zajmie jej miejsce zrealizowała to według swojej koncepcji. Oczywiście przy akceptacji kierownictwa urzędu. To, co jest szczególnie zauważalne w zderzeniu doświadczeń z dużych urzędów samorządowych, jak urząd marszałkowski i tych najmniejszych samorządów, gdzie ilość pracowników urzędu gminy porównywalna jest z oddziałem w departamencie w dużym urzędzie, to właśnie „szczupłość” kadr. Nie twierdzę przy tym, że pracowników w tutejszym urzędzie jest za mało. Sytuacja tak wygląda nie tylko u nas. Jest to zjawisko widoczne w mniejszych urzędach w całym kraju. Urzędnicy na tym szczeblu muszą po prostu wykonywać większą ilość i więcej różnorodnych zadań niż w dużych instytucjach samorządowych. A tych zadań w samorządzie gminnym cały czas przybywa, chociażby szczególnie teraz istotne zadania w zakresie obrony cywilnej i obrony ludności, bezpieczeństwa, w tym także cyberbezpieczeństwa. Konsekwencją jest fakt, że pracownicy łączą niejednokrotnie zadania z kilku stanowisk. Tym samym istotnym zagadnieniem jest choćby zastępowalność pracowników, bo nie rzecz w tym by zwiększać zatrudnienie. Wiemy, że pożądanym stanem jest realizacja terminowa, na odpowiednim poziomie jakościowym zadań, którą trzeba połączyć z aspektem odpoczynku pracowników czy też sytuacji losowych i związanych z tym dłuższych absencji. Tu szczególnie ważne jest odpowiedni dobór kadr, ale też i wspomniany aspekt zbudowania dobrego zespołu. A pracownicy Urzędu Gminy Żyrzyn i jednostek organizacyjnych gminy, przy wsparciu radnych, to naprawdę zespół z prawdziwego zdarzenia. Odpowiedni do codziennej pracy, ale i na trudne chwile. Tak na marginesie - to także był jeden z powodów, dla których chciałem tu pracować. A ten zespół to bez wątpienia zasługa pana wójta Andrzeja Bujka i całego kierownictwa urzędu, jednostek, a w tym i pani Iwony.

Dziękujemy za rozmowę.